Otsikkoni käsky voi olla monelle nykypäivän valkokaulustyöläiselle melkoisen outo: miten niin, kaikkihan palavereissa läppärit tai tabletit mukaan ottavat? Jos tuollainen kysymys täytyy esittää, minusta ei enää ymmärretä ollenkaan palaverien merkitystä.
Erilaisten kokousten tarkoitus kun on minusta se, että ihmiset yhdessä keskustelevat kokouksen aiheena olevasta asiasta ja joskus myös tekevät päätöksiä keskustelun perusteella. Palaverin tehokkuuden ja tuottoisuuden varmistamiseksi olennaista on nimenomaan se, että kaikki keskittyvät palaverin aiheeseen. Hyvä palaveri ei saa kestää yli puoltatoista tuntia, ja parhaat palaverit pääsevät haettuun lopputulokseen vielä paljon nopeammin.
Jos jokaisella osallistujalla on palaverissa mukanaan verkkoon kytketty tietokone, jota kaiken aikaa räplätään lukien ja vastaillen sähköposteihin tai tehden omia exceleitä, osallistujat eivät itse asiassa ole palaverissa ollenkaan läsnä. Tietokoneeksi luen tässä yhteydessä läppärit, tabletit ja nettikelpoiset älypuhelimet.
Tietovimpaimia räplätään palaverissa aktiivisesti minusta siksi, että näin voi lähettää muille osallistujille sen kaikkein olennaisimman viestin: “minulla ei todellakaan olisi oikeasti aikaa olla tässä palaverissa”, kun näitä hommia on niin hirveästi. Viestin ydin on varmasti ihan huomaamattakin “minä olen muuten tärkeä ihminen”.
Kuvatunlainen ja jatkuvasti yleistynyt käyttäytyminen palavereissa pistää kysymään, miksi ihmiset on ollenkaan koottu yhteen. Jos asiaa ei koeta tärkeäksi, eikä muille osallistujille anneta mitään arvoa, eikö tällaiset palaverit voisi lopettaa kokonaan? Kun nykypäivän tietokoneilla on niin helppo pitää yhteyttä, eikö riittäisi pelkkien lyhyiden virtuaalikokousten pito?
Minusta tuntuu, että nykypäivänä tuollaisia palavereita pidetään todellisuudessa vain yhdestä syystä. Kuten asiaa vuosikymmenet tutkinut hollantilaisprofessori Geert Hofstede toteaa, erityisesti johto osallistuu palavereihin päätöksenteon sijasta lähinnä siksi, että näin he pystyvät vahvistamaan omaa arvovaltaansa. Pomon on osoitettava muiden läsnäollessa olevansa pomo. Osallistujien lähinnä näprätessä omia tietokoneitaan, pomo voi vapaasti myös itse tehdä kaikki päätökset, minkä ansiosta hän osoittaa olevansa vieläkin merkittävämpi pomo. Samalla muut saavat vahvan viestin: eihän teistä ole päätöksiä tekemään!
Millainen olisi palaveri, jossa kenelläkään ei olisi käytössä henkilökohtaista tietokonetta eli läppäriä, tablettia tai älykännykkää?
Ensinnäkin se olisi palaveri, johon ihmisten ja varsinkin puheenjohtajan olisi pakko valmistautua kunnolla etukäteen. Olisi olemassa hyvä agenda ja aikataulu sekä kullekin osallistujalle selkeä rooli palaveriin.
Kaikki olisivat palaverissa todella läsnä ja puheenjohtaja pitäisi huolen, että jokainen pääsee todella antamaan panoksensa käsiteltävään palaverin aiheeseen. Palaveri olisi ohi tunnissa ellei nopeammin ja lopputulemana olisi parhaassa tapauksessa todellinen yhteisymmärryspäätös. Muistiinpanot tehtäisiin yhdellä laitteella pilvessä toimivaan palveluun, josta jokainen voisi tarkistaa itselleen sovitut jatkohommat.
Olen joskus ollut tuollaisissa palavereissa ja aktiivisesti pyrkinyt sen jälkeen oman tietokoneeni muualle. Jos palaverissa monella muulla on omat laitteet aktiivikäytössä, olen kokenut oloni tarpeettomaksi, vaikka miten yrittäisin antaa panokseni aiheen käsittelyyn. Mutta oman laitteen jättäminen työpöydälle antaa kyllä itselleni ihmeellisen vapaan olon osallistujana. Tunnen nimittäin yhä useammin olevani palaverissa oikeasti tarpeellinen
